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📘 Kapitel:[[04. Dokumentation und Überprüfung]]

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**Version:** 1.1  
**Datum:** [Aktuelles Datum]  
**Dokumenteverantwortung:** [[Datenschutzbeauftragte(r)]]

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#### 1. Zweck des Dokuments
Dieses Dokument beschreibt das Löschkonzept und die sichere Entsorgung von Datenträgern gemäß den Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der DSGVO. Ziel ist es, personenbezogene Daten und andere sensible Informationen sicher und nachvollziehbar zu löschen und zu entsorgen.

#### 2. Geltungsbereich
Das Löschkonzept gilt für alle IT-Systeme und Datenträger der Beispiel-Unternehmen GmbH, die personenbezogene oder geschäftskritische Daten enthalten.

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## 3. Löschkonzept für personenbezogene Daten

**3.1 Aufbewahrungsfristen**
- **Definition**:
  - Personenbezogene Daten werden gemäß den gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen aufbewahrt.
  - Typische Fristen:
    - **Mitarbeiterdaten**: 10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses.
    - **Kundendaten**: 5 Jahre nach Vertragsende.
    - **Buchhaltungsunterlagen**: 10 Jahre (gemäß OR/Steuerrecht).
- **Verantwortlichkeiten**:
  - Die [[Datenschutzbeauftragte(r)]] ist für die Festlegung und Überwachung der Einhaltung der Fristen verantwortlich.

**3.2 Löschverfahren**
- **Automatische Löschung**:
  - Systeme mit integrierten Löschmechanismen (z. B. CRM- oder ERP-Systeme) führen regelmäßige Löschprozesse durch.
- **Manuelle Löschung**:
  - Daten, die nicht automatisch gelöscht werden können, müssen von autorisierten Mitarbeitenden manuell entfernt werden.
- **Sicherheitsmaßnahmen**:
  - Vor der Löschung wird geprüft, ob die Daten nicht mehr benötigt werden.
  - Nach der Löschung erfolgt eine Protokollierung.

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## 4. Entsorgung von Datenträgern

**4.1 Maßnahmen zur sicheren Entsorgung**
- **Physikalische Vernichtung**:
  - Alte Datenträger wie Festplatten, USB-Sticks oder CDs werden durch zertifizierte Dienstleister geschreddert oder thermisch vernichtet.
- **Digitale Löschung**:
  - Daten auf wiederverwendbaren Geräten werden durch Überschreiben mit speziellen Löschtools (z. B. Blancco) unwiderruflich gelöscht.
- **Entsorgung mobiler Geräte**:
  - Smartphones, Tablets und Laptops müssen vor der Entsorgung vollständig zurückgesetzt und verschlüsselt gelöscht werden.

**4.2 Dokumentation der Entsorgung**
- **Protokollierung**:
  - Jede Entsorgung wird dokumentiert und enthält folgende Informationen:
    - **Datenträger-Typ**: z. B. Festplatte, USB-Stick.
    - **Seriennummer** (falls vorhanden).
    - **Datum der Entsorgung**.
    - **Verantwortliche Person**.
    - **Dienstleister** (bei externer Vernichtung).
- **Aufbewahrung der Protokolle**:
  - Protokolle werden für mindestens **5 Jahre** archiviert.

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## 5. Überprüfung und Optimierung

**5.1 Überprüfung der Lösch- und Entsorgungsprozesse**
- Regelmäßige Audits durch die [[Datenschutzbeauftragte(r)]], um die Einhaltung der Löschrichtlinien sicherzustellen.
- Überprüfung der genutzten Tools und Dienstleister auf Aktualität und Zertifizierungen.

**5.2 Anpassungen bei Bedarf**
- Falls Schwachstellen identifiziert werden (z. B. unvollständige Löschprozesse), werden die Richtlinien und Verfahren entsprechend angepasst.

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## 6. Verantwortlichkeiten

- **[[Datenschutzbeauftragte(r)]]**:
  - Überwachung der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Löschverfahren.
- **[[IT-Verantwortliche(r)]]**:
  - Technische Umsetzung der Lösch- und Entsorgungsprozesse.
- **Dienstleister**:
  - Sicherstellung der zertifizierten Vernichtung und Bereitstellung von Nachweisen.

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## 7. Verknüpfte Dokumente
- [[01.55 Datenschutzrichtlinie]]
- [[02.07 Kryptografische Maßnahmen]]
- [[03.01 Notfallplan IT-Vorfall]]

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🏷️ **Tags:**  
- #Löschkonzept #DatenträgerEntsorgung #Datenschutz #ISO_Kontrolle_8_3 #DSGVO  
